Ga naar de inhoud 
Praktische oplossingen voor de 7 pijnpunten van videobellen
Psychisch verzuim
Het is welbekend: verzuim door psychische klachten is ongekend hoog. Deskundigen speculeren over de oorzaken hierachter. Veelgenoemde factoren zijn hoge werkdruk door personeelstekorten, prestatiedruk, en gebrek aan persoonlijke veerkracht.
Er is nog weinig aandacht voor de rol die het intensief gebruik van videobellen hierin speelt. Bij videogesprekken kunnen we onze natuurlijke communicatiegewoonten niet gebruiken. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor ons functioneren en voor onze mentale gezondheid.
We missen ondersteuning van onze ogen
Van jongs af aan zijn we gewend om visuele signalen met elkaar uit te wisselen tijdens een gesprek. We vangen de non-verbale signalen op die onze gesprekspartner uitzendt, en interpreteren deze. We reageren op deze visuele informatie met woorden en door zelf non-verbale signalen te versturen. Onze ogen spelen hierbij een cruciale rol: ogen zien, en worden gezien. Ze zenden, en signaleren.
Dit is helaas niet mogelijk bij videogesprekken. De soepele integratie van verbale en non-verbale communicatie in de offline wereld komt helaas niet tot stand in een virtuele kantooromgeving. Het is immers onmogelijk om op ons computerscherm naar de ogen van onze gesprekspartner te kijken en tegelijkertijd oogcontact te maken.
Wanneer we oogcontact zoeken door op ons beeldscherm naar de ogen van onze gesprekspartner te kijken, falen we jammerlijk. We lijken naar beneden te kijken, alsof we afgeleid zijn, omdat onze camera meestal boven het computerscherm is geplaatst. We komen ongeïnteresseerd over.
Onze ogen ondersteunen ons onvoldoende tijdens onze videogesprekken. Met alle gevolgen van dien.
De zeven pijnpunten van videogesprekken
De gevolgen van deze belemmering zijn uiterst belastend voor werknemers en hun werkgevers.
1. Verwarring
We geven de indruk continu afgeleid te zijn tijdens een videogesprek. We lijken constant naar beneden te kijken en nooit oogcontact te maken. We versturen en ontvangen verwarrende signalen met onze ogen.
2. Ontoereikend compenserend gedrag
We passen de toonhoogte van onze stem aan, sturen berichten in de chat en lange e-mails met uitgebreide toelichtingen na afloop van een gesprek om te compenseren voor het gebrek aan visuele communicatie.
3. Gebrek aan verbondenheid.
Hersenscans tonen aan dat onze hersenen veel minder verbonden zijn bij videogesprekken. We voelen ons dan ook geregeld eenzaam achter onze laptop.
4. Ondermijning van onderling vertrouwen
Misverstanden en wantrouwen liggen op de loer door het ontbreken van de neurale synchronisatie die ons in de offline wereld helpt om elkaar te vertrouwen.
5. Lagere productiviteit
Onderzoek laat zien dat virtuele teams worstelen met het oplossen van open problemen die associatief denken vereisen. Teams worden zelfs minder intelligent.
6. Cognitieve overbelasting
Onze hersenen worden overbelast wanneer we worstelen de visuele signalen op ons computerscherm te verwerken en geschikte manieren te vinden om te compenseren.
7. Mentale uitputting
Het is dan ook niet verwonderlijk dat videogesprekken onze mentale energiebronnen uitputten, zoals een recente studie van de Stanford Universiteit laat zien. Video-vermoeidheid bestaat echt, het is niet iets wat we ons inbeelden.
Oplossingen
Er is een palet aan instrumenten voorhanden om met de tekortkomingen van videobellen om te gaan.
1. Ontkenning van het probleem
Leidinggevenden met een beperkt inzicht in het menselijk functioneren zijn geneigd de pijnpunten van het virtuele kantoor te bagatelliseren. Zij kiezen voor een strikt instrumentele aansturing van werknemers door strak te sturen op output, zonder oog te hebben voor het geestelijk welzijn.
2. Uitschakelen van de camera
Men kan proberen de mentale belasting te beperken door de camera uit te schakelen en zich te concentreren op de verbale communicatie tijdens het gesprek. Dergelijk gedrag komt nogal onbeleefd over, en ondermijnt de sociale cohesie binnen de organisatie.
3. Trainingen op het gebied van communicatie & persoonlijke vitaliteit
Trainingen kunnen helpen om de virtuele communicatievaardigheden te verbeteren en de persoonlijke veerkracht van werknemers te versterken. Ze lossen het fundamentele probleem echter niet op.
4. Verplichte aanwezigheid op kantoor
Door face-to-face contacten af te dwingen op kantoor, wordt het gebruik van videobellen ingeperkt. Deze oplossing is echter vaak niet praktisch, is inefficiënt, en beperkt de autonomie van de werknemer.
5. Gebruik van een videocommunicatie apparaat
Het Nederlandse bedrijf eyeQ heeft een product ontwikkeld dat het mogelijk maakt om non-verbale communicatie effectief in te zetten bij je videogesprekken. Met dit hulpmiddel kun je de camera in kijken terwijl je naar je beeldscherm kijkt.
Jouw gesprekspartners ervaren hierdoor oogcontact met jou. Je kunt het gebruiken voor interne en externe gesprekken.
Dit hulpmiddel maakt een soepele integratie van verbale en non-verbale communicatie tijdens een videogesprek mogelijk. Jouw mentale belasting bij het werken in een virtuele kantooromgeving wordt hierdoor aanzienlijk beperkt, ten gunste van je gezondheid en je productiviteit. Bovendien worden het onderlinge vertrouwen en verbondenheid bevorderd.
Wil je meer weten? Plan een online kennismaking of bezoek onze home page en vind nog meer info.
